Перевірка Держпраці: як проходить і як до неї готуватися

Ця стаття стане вашим навігатором у світі перевірок Держпраці у 2025 році. Ми розкриємо, які саме контрольні заходи актуальні в умовах воєнного стану, на яких підставах інспектори можуть ініціювати позаплановий візит до вашої компанії, та як детально виглядає сама процедура перевірки – від пред’явлення документів до оформлення результатів. Окрім того, ви дізнаєтесь про можливі штрафні санкції за порушення трудового законодавства та, що найважливіше, отримаєте практичні рекомендації щодо ефективної підготовки, яка допоможе мінімізувати ризики та пройти інспекцію з найменшими турботами.

Тема перевірок Державною службою України з питань праці (Держпраці) не втрачає своєї актуальності для будь-якого бізнесу, адже дотримання законодавства про працю та охорону праці – це не лише обов’язок роботодавця, але й запорука безпечних умов для працівників та стабільної роботи підприємства. Навіть в умовах воєнного стану, хоч і з певними особливостями, інспектори Держпраці продовжують здійснювати контрольні заходи. У цій статті ми детально розглянемо, як проходять перевірки Держпраці у 2025 році, які існують види перевірок та підстави для їх проведення, яка процедура візиту інспектора, які штрафи можуть загрожувати за порушення, та, найголовніше, як ефективно підготуватися до такого візиту. Адже саме своєчасна підготовка, розуміння своїх прав та обов’язків, а також знання процедурних нюансів є ключем до спокійного проходження будь-якої перевірки та уникнення потенційних проблем і фінансових втрат.

Перевірки Держпраці: нормативна база та види контролю

Діяльність Державної служби України з питань праці (Держпраці) та проведення перевірок регламентуються низкою нормативно-правових актів. Основним документом є Закон України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» № 877-V від 05.04.2007. В умовах воєнного стану особливе значення набуває Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX від 15.03.2022, зокрема його стаття 16, яка регулює проведення позапланових перевірок у цей період. Також важливою є Постанова Кабінету Міністрів України № 303 від 13.03.2022, якою було запроваджено мораторій на проведення планових та позапланових заходів державного нагляду (контролю) на період воєнного стану, проте з певними винятками.

Загалом, органи Держпраці мають право проводити планові та позапланові перевірки.

• Планові перевірки здійснюються відповідно до річних планів, які затверджуються органом державного нагляду. На 2025 рік Держпраці також затвердила Річний план здійснення заходів державного нагляду (контролю), до якого включено значну кількість суб’єктів господарювання. Однак, важливо пам’ятати, що на період дії воєнного стану проведення планових перевірок було припинено Постановою КМУ № 303. Незважаючи на наявність плану, фактичне проведення планових перевірок залишається під питанням до завершення воєнного стану або внесення відповідних змін до законодавства.
• Позапланові перевірки є основним видом контролю з боку Держпраці в умовах воєнного стану. Вони можуть здійснюватися лише за наявності конкретних підстав, чітко визначених законодавством, зокрема статтею 16 Закону № 2136 та винятками, передбаченими Постановою № 303. Такі перевірки дозволені, якщо існує загроза, що має негативний вплив на права, законні інтереси, життя та здоров’я людини, захист навколишнього природного середовища та забезпечення безпеки держави, а також для виконання міжнародних зобов’язань України. Також підставами можуть слугувати звернення працівників чи профспілок, настання нещасних випадків, невиконання попередніх приписів тощо.

Позапланова перевірка: підстави для візиту інспектора

• В умовах дії воєнного стану саме позапланові перевірки є основним інструментом контролю з боку Держпраці. Важливо чітко розуміти, що інспектор не може прийти на підприємство без вагомих причин. Перелік таких підстав суворо регламентований законодавством, зокрема статтею 16 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (№ 2136-IX) та окремими положеннями Закону України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» (№ 877-V).Основними підставами для проведення позапланової перевірки Держпраці під час воєнного стану є:
  1. Заяви працівників або профспілок: Це одна з найпоширеніших підстав. Перевірка може бути ініційована, якщо у заяві йдеться про:
     • Порушення вимог Закону № 2136 (щодо організації трудових відносин в умовах воєнного стану).
     • Виявлення неоформлених трудових відносин (робота без трудового договору, приховування фактичної зайнятості).
     • Оцінку законності припинення трудового договору (звільнення працівника).
  2. Звернення фізичних осіб: Якщо фізична особа (не обов’язково працівник підприємства) подає звернення про порушення, що завдали шкоди її правам, законним інтересам, життю чи здоров’ю, навколишньому природному середовищу або безпеці держави. Важливою умовою є те, що таке звернення має бути підтверджене відповідними документами або їх копіями, що доводять факт порушення.
  3. Настання аварії, смерті потерпілого внаслідок нещасного випадку або професійного захворювання, пов’язаного з діяльністю підприємства: Такі надзвичайні події автоматично стають підставою для ретельної перевірки з боку Держпраці.
  4. Невиконання роботодавцем приписів Держпраці: Якщо за результатами попередньої перевірки було видано припис про усунення виявлених порушень, і роботодавець не виконав його у встановлений термін (особливо це стосується приписів, виданих після 1 травня 2022 року).
  5. Звернення міської військової адміністрації або обласної військової адміністрації: У разі надходження відповідних запитів від цих органів.
  6. Інші підстави, передбачені Законом № 877: Це можуть бути:
     • Доручення Прем’єр-міністра України про перевірку суб’єктів господарювання у відповідній сфері у зв’язку з виявленими системними порушеннями та/або настанням події, що має значний негативний вплив на права, законні інтереси, життя та здоров’я людини, захист навколишнього середовища та забезпечення безпеки держави.
     • Рішення суду.

  Таким чином, коло підстав для позапланового візиту інспекторів Держпраці є досить чітко окресленим. Щоб мінімізувати ризик скарг та бути впевненим у відповідності кадрових процесів, рекомендується періодично проводити незалежну оцінку. Дізнайтеся більше про те, як аудит стану охорони праці допоможе вам виявити та усунути потенційні порушення.

Процедура проведення перевірки: етапи та права

Знання процедури проведення перевірки Держпраці є не менш важливим, ніж розуміння підстав для її ініціювання. Це дозволяє роботодавцю контролювати правомірність дій інспекторів та захищати свої інтереси. Процес перевірки можна умовно розділити на кілька ключових етапів.

1. Початок перевірки та документи інспектора:

Перед тим, як розпочати будь-які контрольні дії, представники Держпраці зобов’язані:

• Пред’явити службові посвідчення: Кожен інспектор повинен мати при собі та надати для ознайомлення своє офіційне посвідчення.
• Надати направлення на перевірку: Це ключовий документ, який має містити інформацію про найменування органу, що проводить перевірку, назву суб’єкта господарювання, щодо якого проводиться перевірка, підстави для перевірки, її предмет, дату початку та тривалість. Відсутність належним чином оформленого направлення або службових посвідчень є підставою для недопуску інспекторів до перевірки.

2. Тривалість перевірки:

Законодавством встановлені чіткі строки для проведення перевірок:

• Для суб’єктів великого підприємництва – не більше 10 робочих днів.
• Для суб’єктів малого підприємництва – не більше 2 робочих днів.

Важливо зазначити, що продовження встановлених строків проведення перевірки не допускається.

3. Що перевіряють інспектори?

Предмет перевірки залежить від підстав, що її спричинили. Зазвичай інспектори звертають увагу на:

• Додержання законодавства про працю: Правильність оформлення трудових відносин (трудові договори, накази), надання відпусток, оплату праці (своєчасність, повнота, мінімальні гарантії), ведення кадрової документації (особові справи, табелі обліку робочого часу, журнали реєстрації тощо).
• Дотримання законодавства про охорону та гігієну праці: Наявність та ведення документації з охорони праці (інструкції, журнали інструктажів, положення), проведення навчання та перевірки знань з питань ОП, забезпечення працівників засобами індивідуального та колективного захисту, проведення атестації робочих місць за умовами праці, медичних оглядів тощо.
• Виявлення неоформлених трудових відносин.
• Розслідування нещасних випадків та професійних захворювань (якщо це стало підставою).

4. Оформлення результатів перевірки:

За результатами проведеної перевірки складаються такі документи:

• Акт перевірки: Це основний документ, в якому фіксуються всі виявлені факти (як дотримання, так і порушення законодавства). Акт складається у двох примірниках: один залишається у роботодавця, другий – в інспектора. Роботодавець має право підписати акт із зауваженнями, якщо не згоден з викладеними в ньому фактами або висновками. Зауваження подаються у письмовій формі та є невід’ємною частиною акта.
• Припис про усунення порушень: У разі виявлення під час перевірки порушень законодавства, інспектор Держпраці видає припис. Цей документ є обов’язковим до виконання. У приписі зазначається перелік виявлених порушень та встановлюється строк для їх усунення. Строк виконання припису визначається індивідуально.

5. Права роботодавця під час перевірки:

Роботодавець (або його уповноважені представники) має право:

• Бути присутнім під час проведення перевірки.
• Вимагати від інспекторів дотримання законодавства.
• Перевіряти наявність та належне оформлення службових посвідчень та направлення на перевірку.
• Не допускати інспекторів до перевірки у разі відсутності або неналежного оформлення зазначених документів.
• Надавати пояснення, зауваження, докази.
• Ознайомлюватися з актом перевірки та підписувати його із зауваженнями або відмовлятися від підписання, зазначивши про це в акті.
• Оскаржувати рішення, дії або бездіяльність інспекторів у встановленому законом порядку.

Ретельна підготовка документації – ключовий аспект успішного проходження перевірки. Якщо вам потрібен глибокий аналіз документів та процесів на відповідність чинним нормам, розгляньте можливість проведення експертизи стану охорони праці.

Відповідальність за порушення законодавства про працю: які штрафи загрожують?

Виявлення порушень законодавства про працю під час перевірки Держпраці може призвести до застосування до роботодавця та його посадових осіб різних видів санкцій. Важливо розуміти їх характер та розміри, а також особливості застосування в умовах воєнного стану.

1. Фінансові штрафи (відповідно до статті 265 Кодексу законів про працю України – КЗпП):

Ці штрафи накладаються безпосередньо на суб’єкта господарювання (підприємство або фізичну особу-підприємця). Розміри штрафів прив’язані до мінімальної заробітної плати (МЗП), встановленої на момент виявлення порушення.

Основні види порушень та розміри фінансових штрафів у 2025 році:

Важливий нюанс під час воєнного стану! Відповідно до частини 3 статті 16 Закону № 2136, у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені статтею 265 КЗпП, не застосовуються. Це значне послаблення, яке дає роботодавцям можливість виправити помилки без фінансових втрат, якщо вони оперативно реагують на вимоги Держпраці.

2. Адміністративні штрафи (відповідно до статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення – КУпАП):

Ці штрафи накладаються на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності, фізичних осіб – підприємців, які використовують найману працю. На відміну від фінансових штрафів за статтею 265 КЗпП, для адміністративних штрафів послаблень на період дії воєнного стану законодавством не передбачено.

• За порушення встановлених термінів виплати пенсій, стипендій, заробітної плати, виплата їх не в повному обсязі, а також інші порушення вимог законодавства про працю – штраф на посадових осіб від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (НМДГ), що становить від 510 до 1700 грн.
• За повторне протягом року вчинення порушення, передбаченого частиною першою цієї статті, за яке особу вже було піддано адміністративному стягненню, або ті самі діяння, вчинені щодо неповнолітнього, вагітної жінки, одинокого батька, матері або особи, яка їх замінює і виховує дитину віком до 14 років або дитину з інвалідністю, – штраф на посадових осіб від 100 до 300 НМДГ, що становить від 1700 до 5100 грн.

Високі штрафи та персональна відповідальність керівників роблять питання охорони праці надзвичайно важливим. Для підприємств, які прагнуть системно підтримувати належний рівень ОП та мінімізувати ризики, оптимальним рішенням може стати аутсорсинг охорони праці, передавши ці завдання професіоналам.

Як підготуватися до перевірки Держпраці: практичні поради

Найкращий спосіб успішно пройти будь-яку перевірку – це бути до неї готовим заздалегідь. Проактивний підхід до питань дотримання трудового законодавства та охорони праці не лише мінімізує стрес під час візиту інспекторів, але й суттєво знижує ризик виявлення порушень та накладення штрафів. Ось кілька практичних порад, як підготуватися до можливої перевірки Держпраці:

1. Проведіть внутрішній аудит (самоперевірку):

Не чекайте офіційного повідомлення про перевірку. Регулярно проводьте внутрішній аналіз стану справ на підприємстві. Це можна зробити як власними силами (якщо є компетентні фахівці), так і залучивши зовнішніх експертів. Основні напрямки для аудиту:

• Кадрова документація:
  • Трудові договори (контракти): Перевірте наявність письмових трудових договорів з усіма працівниками, відповідність їх змісту вимогам законодавства.
  • Накази: З особового складу (прийняття, переведення, звільнення, відпустки, відрядження), з основної діяльності, що стосуються трудових відносин.
  • Особові картки працівників (типова форма П-2): Актуальність та повнота заповнення.
  • Табелі обліку використання робочого часу: Правильність ведення, відповідність фактично відпрацьованому часу.
  • Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР): Наявність, ознайомлення всіх працівників під підпис.
  • Колективний договір (за наявності): Дотримання його умов.
  • Штатний розпис: Актуальність, відповідність фактичній структурі та посадовим окладам.
  • Графіки відпусток: Наявність, дотримання черговості.
  • Документи щодо військового обліку (якщо це передбачено законодавством).
• Документація з охорони праці:
  • Інструкції з охорони праці: За професіями та видами робіт, їх своєчасний перегляд.
  • Журнали реєстрації інструктажів: Вступного, первинного, повторного, позапланового, цільового; правильність заповнення.
  • Положення про службу охорони праці або документи про призначення відповідальних осіб.
  • Документи про навчання та перевірку знань з питань охорони праці посадових осіб та працівників, які виконують роботи з підвищеною небезпекою.
  • Матеріали щодо проведення атестації робочих місць за умовами праці (якщо є відповідні робочі місця).
  • Документи про проходження працівниками обов’язкових медичних оглядів (попередніх та періодичних).
  • Забезпечення працівників спецодягом, спецвзуттям та іншими засобами індивідуального захисту (ЗІЗ), а також їх облік та видача.
• Нарахування та виплата заробітної плати:
  • Правильність нарахування зарплати, доплат, надбавок, премій.
  • Своєчасність виплати заробітної плати (не рідше двох разів на місяць).
  • Дотримання мінімальних гарантій в оплаті праці.

2. Підготуйте персонал:

• Проведіть інструктаж: Поясніть працівникам їхні права та обов’язки під час перевірки, як поводитися, до кого звертатися з питаннями.
• Визначте відповідальних осіб: Призначте одного або кількох співробітників, які будуть супроводжувати інспекторів, надавати документи та пояснення. Це мають бути компетентні особи, які добре знають стан справ на підприємстві.

3. Організуйте зберігання документів:

Усі документи, що стосуються трудових відносин та охорони праці, мають бути впорядковані та легкодоступні. Це значно прискорить процес перевірки та створить позитивне враження.

4. Дії під час перевірки:

• Перевірте повноваження інспекторів: Уважно ознайомтеся зі службовими посвідченнями та направленням на перевірку. Зафіксуйте дані інспекторів.
• Забезпечте належні умови для роботи інспекторів: Надайте окреме приміщення (за можливості), доступ до необхідних документів.
• Співпрацюйте, але контролюйте: Будьте ввічливими та надавайте запитувану інформацію та документи, що стосуються предмета перевірки. Водночас фіксуйте, які саме документи передаються (можна складати опис).
• Не бійтеся ставити уточнюючі запитання та надавати пояснення.
• Уважно читайте акт перевірки перед підписанням. У разі незгоди – обов’язково викладайте свої зауваження письмово.

Ефективна підготовка до перевірки вимагає знань та часу. Наші фахівці готові надати комплексну підтримку: від оперативного аудиту ОП для виявлення критичних моментів до поглибленої експертизи окремих аспектів вашої діяльності, щоб ви могли зустріти будь-яку перевірку впевнено.

Висновки

Підсумовуючи, можна констатувати, що перевірки Держпраці залишаються важливим аспектом діяльності будь-якого роботодавця в Україні, навіть в умовах воєнного стану. Основний акцент у 2025 році, як і раніше, зміщений на позапланові перевірки, які проводяться за чітко визначеними законодавством підставами, такими як заяви працівників, нещасні випадки чи невиконання попередніх приписів.

Ключовим фактором для успішного проходження перевірки та мінімізації ризиків є проактивна та ретельна підготовка. Це включає в себе регулярний внутрішній аудит кадрової документації та документації з охорони праці, своєчасне усунення виявлених недоліків та належне інформування персоналу.

Важливим позитивним моментом для роботодавців під час воєнного стану є норма, згідно з якою фінансові штрафи за статтею 265 КЗпП не застосовуються у разі повного та своєчасного виконання припису про усунення порушень. Це дає шанс виправити ситуацію без значних фінансових втрат. Однак, варто пам’ятати, що адміністративна відповідальність для посадових осіб залишається чинною.

Нехтування питаннями трудового законодавства та охорони праці може призвести не лише до штрафів, але й до більш серйозних наслідків, включаючи репутаційні втрати та виробничі ризики. Тому відповідальний підхід до організації праці, знання своїх прав та обов’язків, а також готовність до діалогу з контролюючими органами є запорукою стабільної та безпечної роботи вашого підприємства.

Якщо ви прагнете бути повністю впевненими у стані охорони праці на вашому підприємстві та мінімізувати будь-які ризики, пов’язані з перевірками, звертайтеся до професіоналів. Ми пропонуємо як разові консультації та аудити, так і комплексний супровід вашого бізнесу з питань охорони праці на умовах аутсорсингу.